Scanning

Digitalisierung von Dokumenten

DAS SCANNING IHRER DOKUMENTE

Arxis ist ein belgisches Unternehmen, das in der elektronischen Verwaltung sowie im Scanning spezialisiert ist. Unser Team ermöglicht es Ihnen, Ihre Dokumente in Rekordzeit zu digitalisieren und dies zu unschlagbaren Preisen !

Die Verfügbarkeit Ihrer Dokumente

Im 21. Jahrhundert ist der direkte Zugriff auf all Ihre Dokumente von vorrangiger Bedeutung. Das Scanning erleichtert nicht nur Ihren Tag, sondern auch jenen Ihrer Nutzer.

 

Konzentrieren Sie sich auf Ihre Hauptaufgaben

Dieser direkte Zugriff, von gleich wo Sie sich befinden, wird es Ihnen erlauben, sich auf ihre Hauptaufgaben zu konzentrieren. Sie brauchen Ihren Arbeitsplatz nicht mehr zu verlassen – all Ihre Dokumente sind sofort griffbereit.

 

Die Minderung Ihrer Kosten

Das Scanning Ihrer Dokumente erlaubt es Ihnen, Ihre wiederkehrenden Kosten, wie Arbeitslöhne, Archivkosten … stark zu senken. Zudem dank unserem Know-How, unserer Computer-Infrastruktur und unserer ultraschnellen Scanner haben wir die Möglichkeit, die Gesamtheit Ihrer Dokumente in Rekordzeit zu digitalisieren, und dies zu konkurrenzlosen Preisen. Ihre Investitionsrendite wird in kürzester Frist optimaler und kosteneffektiver sein.

Sie dürfen ganz beruhigt schlafen, Ihre Dokumente sind in Sicherheit

Die elektronische Verwaltung « Arxis DMS X © » erlaubt es Ihnen, die Vertraulichkeit zu steigern, indem der Zugang zu Ihren Dokumenten auf die betroffenen Mitarbeiter begrenzt wird. Zudem sind Ihre Dokumente auf gesicherten Servern gespeichert, wodurch jedes Risiko von Brand, Überschwemmung, Diebstahl … vermieden wird Wir verpflichten uns vertraglich die Vertraulichkeit Ihrer zu scannenden Dokumente zu wahren.

 

Unsere Methodologie ist zertifiziert

Unsere Arbeitsmethodologie wurde mehrmals durch den belgischen Staat zertifiziert, was Ihnen eine optimale Sicherheit garantiert. Dank dieser Zertifizierung ist jedes gescannte Dokument dem Papierdokument äquivalent. Sie können also, Ihre Originaldokumente vernichten.

 

Vertrauen Sie uns Ihre Dokumente an, wir kümmern uns um den Rest

Unser erfahrenes Team übernimmt alles, vom Einpacken bis zur Vernichtung. Da wir wissen, dass jedes Projekt einzigartig ist, bieten wir Ihnen flexible Lösungen, die Ihren Bedürfnissen wirklich entsprechen.

 

Sie bleiben der Herr des Projektes

Während unserer Zusammenarbeit stellen wir Ihnen Werkzeuge zur Verfügung, die es Ihnen erlauben, einen Überblick über den Fortschritt des Projektes zu behalten. Sie haben auch die Möglichkeit, uns zu bitten ein Dokument vorrangig zu scannen, damit Sie sofort Zugriff darauf haben.

Unsere Angebotspalette

Analyse und Einschätzung

Bei jedem Start eines Projektes ist es wichtig, zusammen mit dem Kunden eine komplette Analyse des Inhaltes des zu scannenden Archivs durchzuführen. Diese Phase besteht in einer Schätzung der Anzahl an Akten und Bildern, die sich im Archiv befinden, sowie der Arbeitslast, die dies darstellt.

Um eine realistische Einschätzung vornehmen zu können, machen wir 3 vollständig voneinander unabhängige Tests. Während jedem Test entnehmen wir +- 1 Meter Archiv. Wir zählen die Zahl der sich in dieser Probe befindlichen Akten. Dann zählen wir die Summe der Blätter, die sich in der Gesamtheit der Akten befinden. Dank dieser Angaben schließen wir auf die mittlere Zahl Blätter in jeder Akte.

Aufgrund der 3 unabhängigen Tests stellen wir einen letzten Mittelwert auf. Wenn wir nun die gesamte Länge des Archivs messen, ist es uns somit möglich, eine grobe Schätzung der Anzahl Akten und der Anzahl Blätter, die sich im Archiv befinden, zu machen.

Zu beachten: Ein Blatt – zwei Seiten.

 

Packaging

 

Wir übernehmen das Verpacken Ihrer Dokumente, damit diese leicht hin zu unseren Depots ausgelagert werden können. Alle unsere Dosen besitzen einen Strichcode, der es uns erlaubt, über ein komplettes Inventar ihres Inhaltes zu verfügen, sowie die Priorität mit der sie gescannt werden müssen.

Gut zu wissen: Es ist Ihnen jederzeit möglich, uns zu bitten, eine Akte im Schnellverfahren zu scannen. Diese Akte wird Ihnen dann sofort zur Verfügung stehen. (Siehe Scanning auf Anfrage)

Transport

Unser Transportdienst erlaubt es uns, die durch den Dienst „Packaging“ vorbereiteten Dosen in aller Sicherheit wegzubringen.

Vorbereitung

Die Vorbereitung besteht darin, die Dokumente vorzubereiten, damit diese schnellstens gescannt werden können. Folgende Schritte werden dabei u. a. unternommen :

 

  • Entfernen der Heftklammern
  • Entfernen der Büroklammern
  • Entfernen des Klebestreifens der 2 Blätter zusammenhält
  • Entfernen von leeren Blättern
  • Entfernen von Durchschlagpapier
  • Entleeren der Umschläge
  • Die Akte aufrichten, wenn sie auf dem Kopf steht
  • Trennen der verschiedenen Akten oder Dokumente mit Hilfe von Zwischenseiten
Scanning

Das Scanning besteht darin, das Papierdokument in ein digitales Bild zu verwandeln. Dank unserem Know-How, unserer EDV-Infrastruktur und unserer ultraschnellen Scanner haben wir die Möglichkeit, die Gesamtheit Ihrer Dokumente in Rekordzeit zu digitalisieren.

 

Optimierung der gescannten Dokumente

Unsere Optimierungs-Software für Bilder verbessert die Qualität der gescannten Bilder.

Diese Optimierung löscht keinesfalls Informationen. Sie erhöht nur die Lesbarkeit einzelner Dokumente.

Dieses Verfahren ist im Allgemeinen interessant, um alte Dokumente einzuscannen oder Dokumente die sich in einem schlechten Zustand befinden.

Indizierung

Die Indizierung erlaubt es dem gescannten Dokument Schlüsselwörter zuzuordnen. Diese, oftmals „Index“ genannten Schlüsselwörter erlauben es dem Enduser Nachforschungen anzustellen und das Dokument sofort zurückzufinden. Zwei Arten Indizierung sind möglich:

  • Indizierung pro Dokument
  • Indizierung pro Akte

 

Die Indizierung pro Dokument:

Jedes Dokument wird getrennt indiziert, indem jeder Index eingefügt wird.

Dieser Typ Indizierung erlaubt es, das gesuchte Dokument schnellstens über den Gebrauch der Suchindizes zu finden.

Die Indizierung pro Akte:

Jede Akte wird getrennt indiziert, indem jede Information eingefügt wird. .

Alle Dokumente des Mitglieds werden in einem einzigen Dokument zu finden sein.

Diese Indizierung hat den Vorteil, dass niedrigere Indizierungskosten entstehen.

 

Scanning auf Anfrage

Es ist Ihnen jederzeit möglich, uns zu bitten, eine Akte im Schnellverfahren zu scannen. Diese Akte wird Ihnen dann sofort zur Verfügung stehen.

 

Lagerung und Speicherung

Unser Lager erlaubt es Ihnen, die Lager- oder Speicherzeit einzuhalten, die Sie aus Beweisgründen einhalten müssen. Es handelt sich hier um die Zeit zwischen der Scanningphase und der Vernichtungsphase. Sie können ebenfalls über diesen Dienst verfügen, wenn Sie ihr gesamtes Archiv auslagern möchten.

 

Vernichtung

Unser Vernichtungsdienst ermöglicht die Vernichtung Ihrer Dokumente nach dem Scanning.

Ein Vernichtungsbeleg wird dabei ausgestellt

 

Integration der gescannten Akten in das Archiv

Wir übernehmen es, die gescannten Akten in Ihr Archiv zu integrieren. Diese Integration ist vollständig transparent und beachtet zudem alle Kriterien der Beweiskraft.

 

Monitoring

Während der Dauer unserer Zusammenarbeit stellen wir Ihnen Werkzeuge zur Verfügung, die es Ihnen erlauben, einen Überblick über den Fortschritt des Projektes zu haben.

 

A question? Contact us!

 

 

13 + 9 =