Scanning

Numérisation de Documents

Le scanning de vos documents

Arxis est une société belge spécialisée dans la gestion électronique de documents ainsi que dans le scanning. Notre équipe vous permet de numériser vos documents en un temps record et à des prix imbattables!

La Disponibilité de vos documents

A l’ère du 21ème siècle, l’accès immédiat à tous vos documents est devenu primordial. Le scanning améliorera non seulement votre quotidien mais également ceux de vos utilisateurs.

Concentrez-vous sur vos Tâches Essentielles

L’accès instantané à vos documents, peu importe où vous vous trouvez, vous permettra de vous concentrer sur l’essentiel de vos tâches. Inutile de vous déplacer, tous vos documents sont à portée de main.  

La Réduction de vos Coûts

Le scanning de vos documents vous permettra de réduire fortement des coûts récurrents tels que la main d’œuvre, les frais d’archives,… De plus, grâce à notre savoir-faire, notre infrastructure informatique et nos scanners ultra rapides nous avons la possibilité de digitaliser l’entièreté de vos documents en un temps record et à des prix défiants toute concurrence. Votre retour sur investissement sera optimal et rentable à court terme.

Dormez sur vos deux oreilles, vos documents se trouvent en Sécurité

Le scanning vous permet d’accroître la confidentialité en limitant l’accès à vos documents uniquement aux collaborateurs concernés.De plus, vos documents scannés sont stockés sur des serveurs sécurisés évitant ainsi tout risque d’incendie, inondation, vols, … Nous nous engageons contractuellement à respecter la confidentialité des dossiers à scanner.

Notre méthodologie est Certifiée

Notre méthodologie de travail a été certifiée diverses fois par l’état belge, ce qui vous garantit une sécurité optimale. Grâce à cette certification, tout document scanné équivaut au document papier. Il est dès lors possible de détruire vos documents originaux.

Confiez-nous vos documents, nous nous occupons du reste

Notre équipe expérimentée prendra tout en charge de la mise en boîte à la destruction. Sachant que chaque projet est unique, nous vous proposons des solutions flexibles qui correspondent réellement à vos besoins.  

Vous restez maître du projet

Durant notre collaboration, nous mettons des outils à disposition vous permettant d’avoir un aperçu de l’avancement du projet. Il vous est également possible de nous demander de scanner un document en priorité afin d’y avoir immédiatement accès.

Notre éventail de services

Analyse et estimation

Au tout début du projet, il est important d’effectuer en collaboration avec le client une analyse complète du contenu de l’archive à scanner. Cette phase consiste à évaluer le nombre de dossiers et d’images se trouvant dans l’archive ainsi que la charge de travail que celle-ci représente.

Afin d’établir une estimation réaliste, nous effectuons 3 tests totalement indépendants. Durant chaque test, nous sortons +- 1 mètre d’archive. Nous comptons le nombre de dossiers se trouvant dans cet échantillon. Par la suite, nous comptons le nombre total de feuilles se trouvant dans l’ensemble des dossiers. Grâce à ces données, nous en déduisons le nombre moyen de feuilles se trouvant dans les dossiers.

A partir des 3 tests indépendants, nous établissons une dernière moyenne. En mesurant la longueur totale de l’archive, il nous est dès lors possible d’avoir une estimation approximative du nombre de dossiers et du nombre de pages se trouvant dans l’archive.

A savoir : Une feuille = deux pages.

 

 

Packaging

Nous nous chargeons de la mise en boîte de vos documents afin que ceux-ci puissent être aisément délocalisés vers nos locaux. Toutes nos boîtes sont munies d’un code à barres nous permettant d’avoir un inventaire complet du contenu de celle-ci ainsi que la priorité dans laquelle elles devront être scannées.

A savoir : A tout moment, il vous est possible de nous demander de scanner un document en urgence. Ce document vous sera dès lors immédiatement accessible. (Voir Scanning à la demande)

 

Transport

Notre service de transport nous permet de délocaliser en toute sécurité les boîtes préparées par le service ‘Packaging’.

 

Préparation

La préparation consiste à préparer les documents afin que ceux-ci puissent être scannés rapidement. Les actions suivantes seront entre autres effectuées :

  • Suppression des agrafes
  • Suppression des trombones
  • Suppression du papier collant attachant 2 feuilles ensembles
  • Suppression de feuilles blanches
  • Suppression de papiers carbone
  • Enlever le contenu des enveloppes
  • Redresser le dossier s’il est à l’envers
  • Séparation des différents dossiers ou documents à l’aide de pages intercalaires

 

Scanning

Le scanning consiste à dématérialiser le document papier en une image digitale. Grâce à notre savoir-faire, notre infrastructure informatique et nos scanners ultra rapides nous avons la possibilité de digitaliser l’entièreté de vos documents en un temps record.

 

Optimisation des documents scannés

Notre logiciel d’optimisation d’images consiste à améliorer la qualité des images scannées.

Cette optimisation ne supprime en aucun cas des informations. Elle consiste uniquement à augmenter la lisibilité de certains documents.

Ce procédé est généralement intéressant lors du scanning de vieux documents ou de documents se trouvant en mauvais état.

 

Indexation

L’indexation permet d’attacher des mots clés au document scanné. Ces mots clés, souvent appelés ‘index’, permettent à l’utilisateur final de pouvoir effectuer des recherches et de retrouver immédiatement le document. Deux types d’indexation sont possibles :

  • L’indexation par document
  • L’indexation par dossier

 

L’indexation par document :

Chaque document est indexé séparément en insérant chaque index.

Ce type d’indexation permet de retrouver rapidement le document recherché en employant les index de recherche.

L’indexation par dossier :

Chaque dossier est indexé séparément en insérant chaque information.

Tous les documents du membre se retrouveront dans un seul document. 

Cette indexation a comme avantage qu’elle représentera un coût d’indexation moins élevé.

Scanning à la Demande

A tout moment, il vous est possible de nous demander de scanner  un dossier en urgence. Ce dossier vous sera dès lors immédiatement accessible.

 

Entreposage et stockage

Notre entrepôt vous permet de respecter le temps de conservation, imposé par la force probante. Il s’agit de la période entre la phase de scanning et la phase de destruction. Il est également possible d’employer ce service lors de la délocalisation totale de votre archive.

 

Destruction

Notre service de destruction permet la destruction de vos documents après le scanning.

Un certificat de destruction est octroyé.

Intégration des dossiers scannés dans l’archive

Nous nous chargeons d’intégrer les dossiers scannés dans votre archive. Cette intégration est totalement transparente tout en respectant les critères de la force probante.

 

Monitoring

Durant la durée de notre collaboration, nous mettons des outils à disposition vous permettant d’avoir un aperçu de l’avancement du projet.

 

A question? Contact us!

 

 

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