Scanning

Het inscannen van uw documenten

Het inscannen van uw documenten

Arxis is een bedrijf gespecialiseerd in electronisch document beheer en scanning van documenten, dossiers en volledige archieven. Ons team maakt het u mogelijk uw documenten bliksemsnel in te scannen en dit tegen onklopbare prijzen!

 

De Beschikbaarheid van uw documenten

In de 21ste eeuw is een onmiddellijke toegang tot al uw documenten van primordiaal belang. Het inscannen van de documenten optimaliseert niet enkel uw dagelijkse taken, maar verbeterd eveens deze van uw medewerkers.

 

Aandacht focussen op de Essentiele Taken

De onmiddellijke beschikbaarheid van uw documenten, ongeacht de locatie, laat U toe de aandacht te focussen op de meest essentiele taken. Onnodig om U te verplaatsen, al uw documenten zijn binnen handbereik.

 

Het Reduceren van uw operationele Kosten

Het inscannen van uw documenten laat U toe de operationele en recurrente kosten sterk te drukken zoals arbeidskosten, kosten met betrekking tot het beheer van het archief,… Dankzij onze know-how, onze IT-infrastructuur en onze supersnelle scanners hebben wij bovendien de mogelijkheid om volledige archieven in te scannen in recordtijden en dit tegen onklopbare prijzen. Uw return on investment is optimaal en rendabel op korte termijn.

Slaap op beide oren, uw documenten staan Veilig

Het inscannen laat U toe om beveiligingsmaatregelen te treffen door de toegang af te schermen voor onbevoegde personen. Bovendien bevinden de digitale documenten zich op beveiligde servers waardoor alle risico’s op verlies door brand, overstroming, diefstal,… tot een minimum herleid worden. Wij garanderen u contractueel een absolute confidentialiteit aangaande de in te scannen dossiers.

 

Onze methodologie is gecertifieerd

Onze methodologie, die reeds meerdere malen door de Belgische Staat gecertifieerd is geweest, garandeert een optimale beveiliging. Dankzij deze certificatie is elk ingescand document evenwaardig aan het originele papieren document. Hierdoor is het mogelijk om de originele papieren documenten te vernietigen.

Vertrouw ons uw documenten toe, wij zorgen voor de rest

Onze ervaren medewerkers kunnen voor alles zorgen : van het inpakken in dozen tot het vernietigen van de documenten. Wetende dat elk project uniek is, stellen wij flexibele oplossingen voor die tegemoetkomen aan al uw behoeften.

 

U heeft de controle over het project

Gedurende de gehele looptijd van het project stellen wij U indicatoren ter beschikking waarmee U de voortgang kan opvolgen. U kan ons eveneens vragen om een specifiek document of dossier prioritair in te scannen om onmiddellijk toegang te krijgen tot de digitale versie.

Ons assortiment van diensten

Analyse en inschattingen

Vóór de aanvang van het project is het cruciaal om, in samenwerking met de klant, een volledige analyse uit te voeren van de inhoud van het in te scannen archief. Deze fase geeft ons een duidelijk beeld van het aantal in te scannen dossiers en documenten.

Om een realistische inschatting te kunnen maken, voeren we 3 onafhankelijke testen uit. Voor elke test nemen we ongeveer 1 meter archief en tellen we het aantal dossiers. Hierna, tellen we het aantal bladen die zich in deze dossiers bevinden. Deze gegevens laten ons toe een gemiddelde te bepalen van het aantal bladen per dossier.

Vanuit de 3 onafhankelijke testen wordt nogmaals een laatste gemiddelde berekend. Door de volledige lengte van het archief te meten wordt het mogelijk om het totaal aantal dossiers en bladen in te schatten.

Belangrijk : 1 blad = 2 pagina’s.

Packaging

We zorgen voor het inpakken van de documenten zodat deze gemakkelijk getransporteerd kunnen worden naar onze kantoren. De door ons gebruikte dozen zijn voorzien van de nodige barcodes die ons de mogelijkheid geven om een volledige inventaris op te stellen. Dit laat ons toe de volgorde te bepalen waarin de dozen gescand dienen te worden.

Belangrijk : Documenten die U dringend nodig heeft kunnen onmiddellijk door ons ingescand worden. Deze documenten worden onmiddellijk ter beschikking gesteld. (zie scanning op aanvraag)

Transport

Onze transportdienst zorgt voor een veilig vervoer van de voorbereide dozen naar onze kantoren.

Voorbereiding

De voorbereiding bestaat uit het scan klaar maken van de documenten. Dit laat ons toe om de documenten snel te kunnen scannen.

Gedurende deze fase worden onder andere volgende acties ondernomen :

  • Verwijderen van nietjes
  • Verwijderen van paperclips
  • Verwijderen van kleefband
  • Verwijderen van blanco pagina’s
  • Verwijderen van doordruk bladen
  • Documenten uit de omslagen halen
  • Ontplooien en gladstrijken van geplooide documenten
  • Scheiden van verschillende dossiers of documenten op basis van schutbladen
Scanning

Het inscannen bestaat uit het omzetten van het papieren document in een digitale kopie. Dankzij onze know-how, onze geavanceerde informatica infrastructuur en onze supersnelle document scanners is het mogelijk om het volledige archief in record tijden in te scannen.

Optimalisatie van de gescande documenten

Onze optimalisatie software zorgt voor de verbetering van de kwaliteit van de gescande beelden.

Dit proces verhoogt de leesbaarheid van de documenten en verwijdert in geen enkel geval informatie.

Deze procedure is vooral handig tijdens het inscannen van oude documenten of documenten die zich in erbarmelijke staat bevinden.

Indexatie

De indexatie laat toe om sleutelwoorden aan het gescande document toe te voegen. Deze sleutelwoorden, vaak indexen genoemd, laten de eindgebruiker toe zoekopdrachten uit te voeren om zo het gewenste document onmiddellijk terug te vinden.

Er zijn 2 manieren van indexatie mogelijk:

  • Indexatie per document
  • Indexatie per dossier

 

Indexatie per document :

Elk document wordt apart geïndexeerd.

Deze manier van indexatie laat toe om snel het gewenste document terug te vinden.

Indexatie per dossier :

Elk dossier wordt apart geïndexeerd.

Alle documenten van het dossier bevinden zich in 1 enkel document.

Deze manier van indexatie zorgt voor een snellere indexatie en dus ook een sterk veminderde indexatie kost.

 

Scannen op aanvraag

Het is ten allen tijde mogelijk om ons te vragen om een dossier prioritair in te scannen en te indexeren. Dit dossier is dan onmiddellijk beschikbaar.

Opslag en stockage

Onze stockage ruimtes bieden u de mogelijkheid om een bewaartermijn te respecteren. Dit is handig om de periode tussen de scanning fase en vernietiging fase te overbruggen.

Het is uiteraard ook mogelijk om van deze dienst gebruik te maken indien U uw volledige archief wenst te delocaliseren.

Vernietiging

Onze vernietingsdienst zorgt voor het vernietigen van uw documenten na scanning.

Een certificaat van vernietiging wordt uitgevaardigd.

Integratie van ingescande dossiers in het archief

Wij zorgen voor de integratie van de ingescande dossiers in uw archief. Deze integratie is volledig transparant.

Monitoring

Gedurende het project stellen we statistieken software ter uwer beschikking waardoor u het verloop en voortgang van het project kunt opvolgen.

A question? Contact us!

 

 

13 + 5 =