Que proposons-nous?
Le Service Publique Fédéral (SPF) impose aux hôpitaux de leur envoyer un résumé clinique des événements survenus durant chaque hospitalisation des patients. Ce résumé, que nous appelons plus communément Résumé Hospitalier Minimum (RHM), déterminera les montants que le SPF financera à chaque hôpital.
A l’aide d’une vaste équipe expérimentée, nous aidons les hôpitaux à réaliser l’enregistrement RHM (encodage RCM) en ICD-10 BE de leurs séjours, tout en leur garantissant un financement optimal.
En complément de ces services, nous fournissons également des services d’audit, du coaching ainsi que des outils analytiques (tableaux de bord) permettant aux hôpitaux d’améliorer considérablement leur financement hospitalier.
Les difficultés ?
Le Service Publique Fédéral (SPF) impose, deux fois par an, aux hôpitaux d’envoyer toutes les données des patients hospitalisés. Ne pas respecter ces délais peut être lourd de conséquence. (Sanctions financières ?) Afin de réaliser cette importante tâche, les hôpitaux disposent généralement d’une équipe interne. Mais que se passe-t-il quand un imprévu surgit de nulle part ? Une maladie de longue durée, un congé maternité, une démission inattendue, une pause-carrière ou tout simplement une nouvelle exigence du Service Publique Fédéral (SPF) ? Contrairement aux équipes de football, les hôpitaux ne disposent malheureusement pas de remplaçants en cas de blessure. De plus, avec l’arrivée d’un nouveau décret (soins à basse variabilité dès 01/2019), de nombreux séjours devront être enregistrés au mois le mois. Cela compliquera encore plus la situation en cas d’imprévu car la marge de manœuvre rétrécira davantage.
Le partenariat ?
En cas d’imprévus, tels que maladies, démission ou retard, trois options s’offrent aux hôpitaux :
- Engager un nouvel employé, ce qui est devenu difficile par sa rareté et sa formation excessivement spécifique.
- Former une nouvelle recrue, ce qui exige une longue formation (18 à 24 mois) sans garantie de résultat. Sans compter, le temps passé par le formateur qui, généralement, est un excellent membre de l’équipe dont la productivité baissera considérablement.
- Le partenariat avec Arxis, qui permet aux hôpitaux d’avoir la garantie que, quoi qu’il arrive, ils disposent immédiatement d’une équipe supplémentaire.
De plus, les contrats de partenariat sont très flexibles car ce sont les hôpitaux qui déterminent le nombre minimum de séjours à traiter ! C’est dans cette optique qu’un réel partenariat prend tout son sens.
L’équipe ?
Notre équipe est principalement constituée de personnel médical ayant une vaste expérience dans l’enregistrement RHM des données des séjours des patients. Ainsi, toutes spécialités et types de séjours confondus, allant des one days aux longues hospitalisations, peuvent être traités. Les règles d’enregistrement, mises en vigueur par le Service Publique Fédéral (SPF), sont respectées à la lettre, tout en garantissant aux hôpitaux un financement optimal. (audit, outils analytiques et tableaux de bord) Afin de jouer la carte de la transparence, il est même possible de tester les membres de notre équipe et cela sans engagement. De plus, en cas d’audit par le Service Publique Fédéral (SPF), nos employés délivrent toutes les informations nécessaires pour l’éventuelle défense des dossiers concernés.
La méthodologie?
Notre équipe effectue principalement ses activités par le biais d’une connexion à distance (VPN, Citrix, …) qui permet d’accéder aux différents logiciels médicaux et d’enregistrement RHM tels que RXM, SBIM et Oazis. Les séjours sont, par conséquent, immédiatement et de façon transparente enregistrés dans les logiciels des hôpitaux. Si toutefois une connexion à distance n’est pas possible, notre équipe peut se déplacer dans les locaux des hôpitaux afin de réaliser ses activités. Nous laissons libre choix aux hôpitaux concernant les séjours qui nous sont confiés :
- Spécialités
- Types de séjours (hospitalisations ou one days)
- Durées de séjours
Par ailleurs, nous sommes contractuellement tenus par le secret professionnel apportant ainsi aux hôpitaux toutes les garanties nécessaires en matière de confidentialité. En complément au service d’enregistrement (RHM), nous proposons également des services d’audit, des outils analytiques et des tableaux de bord permettant aux hôpitaux d’augmenter significativement leur rentrée financière.
L’enregistrement RHM en ICD10?
Depuis de nombreuses années les hôpitaux ont l’obligation d’envoyer, pour chaque hospitalisation de patient, des informations bien précises au Service Publique Fédéral (SPF). Les informations requises sont catégorisées en 2 parties :
- Les maladies et symptômes des patients hospitalisés
- Les examens, interventions, traitements, … effectués durant les hospitalisations des patients
Afin d’uniformiser toutes ces informations le système de classification universel «ICD-10» est employé. Ce dictionnaire reprend pour chaque maladie, symptôme, traitement, … un code unique, communément appelé « code ICD-10 ». (Par ex. pour la grippe le code universel est le J09.X1)
L’enregistrement de toutes ces données est employé dans les cadres suivants :
- Le financement des hôpitaux ;
- Le calcul de la durée moyenne des séjours et des coûts engendrés à la suite d’une pathologie traitée ;
- La composition d’une base de données statistiques au niveau national (épidémie, morbidité, …)
Ces informations sont généralement introduites dans un système informatique par du personnel médical. Le dossier médical du patient est littéralement traduit en code ICD-10. Une connaissance et compréhension détaillée des termes et des procédés cliniques et médicaux sont nécessaires.
